Worddokumente


Der Abschnitt Worddokumente/vorlagen wurde unter Microsoft Word 2000 erstellt. In anderen Wordversionen können einige Befehle in Word anders heissen oder sich an anderer Stelle befinden, unter Umständen verhalten sich andere Wordversionen auch anders als beschrieben. Lesen Sie dazu den Absatz Problembehebung. Sollte dies nichts nützen, wenden Sie sich bitte an den Support.

 

Allgemeines zu den Worddokumenten/vorlagen

 

Die mitgelieferten Dokumente unterscheiden sich in Ihrer Art. Es gibt Seriendruckdokumente, die über eine Serienbriefquelle in Word gefüllt werden und es gibt Vorlagen, die direkt aus der Datenbank gefüllt werden und mit Textmarken und Tabellen arbeiten (im weiteren einfach Vorlagen genannt).

 

Serienbriefdokumente:

Folgende Dokumente arbeiten als Seriendruckdokumente:

• Anmeldebestätigung,
• Etiketten,
• Serienbriefe,
• Namensschilder,
• Seminarkatalog,
• Unterschriftenliste,
• Zertifikat

Beim Öffnen dieser Dokumente aus der EWU Seminarverwaltung heraus verlangt Word eine Serienbriefquelle (Datenquelle) die im Verzeichnis der EWU Seminarverwaltung erzeugt wird. Sie können unter Optionen ⇒ Vorlagen & Pfade auch festlegen, wo die Datenquelle abgelegt wird. In Client/Server-Systemen empfiehlt sich hier ein für alle Mitarbeiter zugänglicher Ordner. Unter Umständen muss noch die Kodierung der Serienbriefdatei angegeben werden. Wählen Sie hier „Westeuropäisch(Windows)“.

Die Datenquellen tragen jeweils die Namen der zu erzeugenden Dokumente. Für Zertifikate z.b. zertifikat.mer, für Serienbriefe serienbrief.mer, für Etiketten etiketten.mer und so weiter.

Je nach Wordversion wird sich die Worddatei nach mehrmaligem erfolgreichem Öffnen eines Seriendruckdokuments die Serienquelle merken, diese automatisch öffnen und das Dokument aktualisieren. War ein Seriendruckdokument bereits geöffnet und es wird erneut geöffnet, so fragt Word nach, ob das Dokument aktualisiert werden soll. Dabei wird die alte Datenquelle entfernt und die Neue übernommen. Vergewissern Sie sich also, das die alte Datenquelle keine benötigten Daten mehr enthält.

 

Vorlagen:

Folgende Dokumente arbeiten als Vorlagen:

• Brief,
• Fax,
• Seminarcheckliste,
• Rechnung,
• Stornorechnung,
• Mahnung,
• Teilnehmerlisten

Beim Öffnen der Vorlagen aus der EWU Seminarverwaltung werden die Inhalte an Textmarken und Tabellen innerhalb des Dokuments übergeben. Dazu muss keine Datei ausgewählt werden, da dies automatisch geschieht. Meist werden diese Dokumente dann mit einem Makro nachbearbeitet. Dafür muss das Ausführen von Makros zugelassen sein. Um dies zu erreichen, öffnen Sie Word und wählen Sie dort: Extras ⇒ Makros ⇒ Sicherheit. Sie können zwischen drei Sicherheitsstufen wählen:

– hoch: Die Makros werden nicht ausgeführt,
– mittel: Sie werden gefragt, ob Sie die Makros ausführen möchten,
– niedrig: die Makros werden ungefragt ausgeführt

Wählen Sie „niedrig“, um die Nachfrage zu unterbinden.

 


 

Ändern vorhandener Dokumente

 

Es empfiehlt sich, vor dem Ändern von Vorlagen eine Sicherungskopie der jeweiligen Datei zu erstellen. (CONTENT) Sollten Sie dennoch keine funktionierende Vorlage mehr besitzen, so werden Ihnen auf der Seite www.ewu-seminarverwaltung.com Leervorlagen zum Download bereitgestellt. (/CONTENT) Die Erstanpassung von Vorlagen zur Software ist ein Leistungsmerkmal des Updatevertrags zur EWU Seminarverwaltung, d.h. wir unterstützen Sie beim Anlegen und Ändern Ihrer Vorlagen.

 

Ändern von Serienbriefdokumenten:

Öffnen Sie das betreffende Dokument aus der EWU Seminarverwaltung heraus. Möchten Sie z.B. das Dokument Serienbrief ändern, so erstellen Sie einen Serienbrief. Nun können Sie alle Möglichkeiten nutzen, die Ihnen Word bietet, um das Dokument zu verändern. Eine Liste aller verfügbaren Seriendruckfelder für dieses Dokument erhalten Sie in Word unter „Seriendruckfeld einfügen“. Sollten Sie schon bestehende Dokumente für Ihre Firma als Worddokument besitzen, so können Sie auch ein neues Dokumente erstellen.

 

Ändern von Vorlagen:

Gehen Sie wie folgt vor, um bestehende Vorlagen zu ändern: Öffnen Sie MS Word, wählen Sie: Datei öffnen und wählen die zu bearbeitende Vorlage aus (Wenn Sie aus einem Dateimanger, wie z.B. Windows Explorer, doppelt auf die Vorlage klicken, so öffnen Sie nicht die Vorlage, sondern erstellen ein neues Dokumment, Änderungen an diesem werden nicht in die Vorlage übernommen).

 

Textmarken & Tabellen:

Dieser Abschnitt befasst sich mit dem Bearbeiten der Textmarken. Eine Übersicht über alle verfügbaren Textmarken finden Sie im Abschnitt: Neue Dokumente.

Textmarken

Um die Textmarken anzuzeigen, gehen Sie in Word wie folgt vor: Wählen Sie Extras ⇒ Optionen ⇒ Registerkarte „Ansicht“: kreuzen Sie das Feld Textmarken an. Die Textmarken werden im Dokument als Doppel-T angezeigt.

Beim Aufrufen eines Dokuments aus der EWU Seminarverwaltungwerden die Vorlagen mit den Inhalten der Datenbank gefüllt. Diese Inhalte werden dabei an die Textmarken gesetzt oder in die bestehenden Tabellen eingefügt (In die Tabellen werden beim Erstellen des Dokuments die einzelnen Positionen übernommen, überflüssige Tabellenzeilen werden durch ein Makro entfernt).

 

Formatieren der Textmarken:

Nehmen wir nun an, Sie möchten die Formatierung eines Textmarkenfeldes ändern, z.B.: die Schriftgröße erhöhen und die Schriftart ändern. Gehen Sie dazu wie folgt vor: setzen Sie den Cursor an die Textmarke, nehmen Sie nun die Formatierung vor. Sie können diese Änderungen an der Textmarke beobachten. Erhöhen Sie z.B. die Schriftgrösse, so wird auch die Textmarke höher. Speichern Sie das Dokument. Die Formatierungen der Textmarke werden beim Erstellen des Dokuments an den eingefügten Inhalt weitergegeben.

 

Formatieren der Tabellen:

Sie können hier ähnlich wie bei Textmarken vorgehen. Die Formatierung der Tabellenzellen wird auf den eingefügten Inhalt übertragen. Sie möchten z.B. eine Position zentriert darstellen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: markieren Sie die Spalte der Tabelle, die die Position enthält, wählen Sie im Kontextmenü (Rechtsklick) den Befehl: Zellausrichtung und dort die Option: „mittig“ aus. Speichern Sie die Vorlage. Die Positionen werden nun zentriert dargestellt.

Auf diese Weise lassen sich Tabellen nun spaltenweise und zeilenweise formatieren. Jedoch ist damit die Formatierung einer einzelnen Zelle nicht möglich. Für Formatierungen einzelner Zellen werden Makros genutzt. Natürlich können Sie beim Ändern der Vorlagen alle Werkzeuge in Word nutzen, wie z.B. Kopf- und Fusszeilen, Bilder usw.

 


 

Neue Dokumente erstellen

 

Besitzen Sie für Ihr Unternehmen bereits Vorlagen im Wordformat, so können Sie aus diesen neue Vorlagen für die EWU Seminarverwaltung erstellen. Sie können auch generell neue Vorlagen erstellen.

 

Seriendruckdokumente:

Um Seriendruckdokumente neu zu erstellen, benötigen Sie die passende Datenquelle für den neuen Serienbrief. (Siehe Abschnitt: Allgemeines). Möchten Sie also z.B. einen neuen Serienbrief erstellen, so benötigen Sie die Datenquelle „serienbrief.mer“ (für Etiketten „etiketten.mer“, für eine Anmeldebstätigung „anmeldung.mer“ usw). Diese können Sie einfach erzeugen, indem Sie aus der EWU Seminarverwaltungheraus einen Serienbrief mit einer älteren Vorlage oder einer mitgelieferten Leervorlage erstellen. Die Datenquelle wird dabei im Verzeichnis der EWU Seminarverwaltung oder im unter Optionenangegebenen Ordner gespeichert.

Erstellen Sie dann in Word ein neues Dokument oder öffnen Sie das Dokument, welches der neue Serienbrief sein soll. Binden Sie nun in dieses Dokument die Serienquelle ein. Wählen Sie dazu in Word Extras ⇒ Seriendruck. Geben Sie als Hauptdokument Serienbriefe ⇒ Aktives Fenster an. Klicken Sie dann auf Daten importieren ⇒ Datenquelle öffnen und wählen Sie die im ersten Schritt erzeugte Datenquelle aus. Nun können Sie das Dokument weiterverarbeiten. Speichern Sie das Dokument am Ende Ihrer Arbeit. Nun müssen Sie in der EWU Seminarverwaltung nur noch einstellen, wo das neue Dokument zu finden ist: Optionen ⇒ Vorlagen & Pfade.

 

Vorlagen:

Da Vorlagen keine Datenquellen benötigen, können Sie einfach ein neues Dokument in Word erstellen oder ein Vorhandenes verwenden. Die Textmarken werden in Word über das Menü Einfügen ⇒ Textmarke… eingefügt. Folgende Textmarken stehen Ihnen dabei zur Verfügung:

Textmarke eingefügter Inhalt
Brief:
adresse Empfängeradresse
anrede Die komplette Empfängeranrede
betreff Der Betreff des Schreibens
text Der Brieftext
Fax: (zusätzlich zu Brief)
faxnr Nummer des Faxgerätes
fax Faxnummer des Empfängers
Rechnung: (zusätzlich zu Brief)
datum Rechnungs- oder Vorgangsdatum
knnr Kundennummer des Empfängers
fusstext Text unterhalb der Positionsliste
kopftext Text oberhalb der Positionsliste
zahlung Zahlungsbedingungen des Rechnungsvorganges
vorgang Rechnungsnummer bzw. Vorgangsnummer
rkz Rechnungskennzeichen
skz Seminarkennzeichen
Listen: (zusätzlich zu Brief)
datum Zeitpunkt des Seminars
ort Ausführungsort des Seminars
seminar genaue Bezeichnung des Seminars
kennziffer Nummer des Seminars
id Nummer des Seminars (für die Anmeldebestätigung)
termin Veranstaltungstermin des Seminars
teilnehmer Die Anzahl der Teilnehmer

 

Fügen Sie, sofern benötigt, das Makro „format“ zu Ihrem Dokument hinzu. Dies kann z.B. einfach durch Kopieren und Einfügen aus einer Leervorlage übernommen werden. Mehr dazu finden Sie im nächsten Abschnitt: Makros. Speichern Sie das Dokument am Ende Ihrer Arbeit. Nun müssen Sie in der EWU Seminarverwaltung nur noch einstellen, wo das neue Dokument zu finden ist: Optionen ⇒ Vorlagen & Pfade

 


 

Makros

 

Folgende Vorlagen werden durch Makros formatiert:

• Rechnung,
• Mahnung,
• Stornorechnung,
• Unterschriftenliste,
• Teilnehmerliste 1/2

Der Name des Makros lautet immer „format“. Das Makro übernimmt dabei folgende Funktionen:

– es entfernt überflüssige Zeilen aus Tabellen,
– es formatiert in Rechnung / Mahnung / Storno die Gesamt- und Zwischensummen,
– es ersetzt eventuelle Sonderzeichen

Natürlich können Sie dem Makro weitere Funktionalitäten zuweisen. Das Makro wird automatisch aufgerufen, wenn ein entsprechendes Dokument durch die EWU Seminarverwaltung erstellt wird.

Als Beispiel soll hier das Makro der Vorlage Rechnung.dot dienen. Sie erreichen dieses Makro wie folgt: Öffnen Sie in Word die Vorlage, wählen Sie in Word Extras ⇒ Makro ⇒ Makros, markieren Sie das Makro „format“ und wählen Sie „Bearbeiten“. Das Makro wird nun im VB-Editor geöffnet. Nachfolgend finden Sie den kommentierten Code eines Beispielmakros. (Kommentare werden durch ‚ eingeleitet)

Sub format()

   Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="adresse"

' als erstes werden die Sonderzeichen hier das Zeichen € ersetzt

   Selection.Find.ClearFormatting
   Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
   With Selection.Find
   .Text = "Û"
   .Replacement.Text = "€"
   .Forward = True
   .Wrap = wdFindContinue
   .format = False
   .MatchCase = False
   .MatchWholeWord = False
   .MatchWildcards = False
   .MatchSoundsLike = False
   .MatchAllWordForms = False
   End With
   Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

' nun werden die überflüssigen Zeilen der Positionstabelle entfernt

   a = ActiveDocument.Tables(1).Rows.Count
   ActiveDocument.Tables(1).Rows(a).Select

   Do
   Do While a > 1
   ActiveDocument.Tables(1).Columns(6).Cells(a).Select
   b = Trim(Selection.Text)
   If Len(b) > 3 Then
   b1 = Left(b, Len(b) - 3)
   Else
   b1 = Left(b, Len(b) - 2)
   End If
   If b1 = "" And a > 1 Then
   ActiveDocument.Tables(1).Rows(a).Select
   Selection.Cut
   a = a - 1
   Else
   a = a - 1
   Exit Do
   End If
   Loop
   Loop Until b1 <> "" Or a <= 1

   If a > 1 Then

' zum Schluss werden die Gesamtbeträge der Rechnung formatiert, hier fett und doppelt unterstrichen

   a = ActiveDocument.Tables(1).Rows.Count
   ActiveDocument.Tables(1).Columns(6).Cells(a).Select
   Selection.Font.Underline = wdUnderlineDouble
   Selection.Font.Bold = wdToggle
   ActiveDocument.Tables(1).Columns(3).Cells(a).Select
   Selection.Font.Bold = wdToggle
   Selection.MoveUp Unit:=wdLine, Count:=1
   End If

End Sub

 

Natürlich können Sie dem Makro weitere Funktionen zuweisen. Haben Sie ein neues Dokument erstellt, so kopieren Sie den Makroinhalt. Legen Sie in Ihrem Dokument ein neues Makro an. Nennen Sie dieses „format“. Fügen Sie den Inhalt ein.

 


 

Problembehebung

 

Hier werden einige typische Fehler und die Problemlösungen aufgeführt. Sollte Ihr Fehler nicht gelistet sein, so wenden Sie sich an den Support.

• Fehler: Vorlagen: „Möglicherweise haben Sie keine Vorlage angegeben. Bitte im Hauptmenü unter Optionen ⇒ Vorlagen einstellen“
• Lösung: Es wurde kein Pfad zum Dokument angegeben. Die Pfade werden unter Optionen ⇒ Vorlagen & Pfade festgelegt. Für Serienbriefe/Etiketten werden die Pfade im jeweiligen Modul festgelegt. Achten Sie darauf, daß der Pfad korrekt ist und das Dokument existiert. (Achten Sie in Client/Server-Systemen darauf, daß der Pfad die Form „\\Server\Verzeichnis\Datei…“ besitzt und die User Schreibrechte auf dieses Verzeichnis haben.)

• Fehler: Seriendruck: beim Erstellen eines Seriendruckdokumentes findet keine Aktualisierung der Daten statt oder die Quelle ist nicht vorhanden.
• Lösung: Prüfen Sie ob das Dokument die korrekte Serienbriefquelle verwendet. Löschen Sie die Serienbriefquelle (*.mer Datei) vor dem Erstellen des Dokuments und beobachten Sie, ob diese neu erstellt wird. Stellen Sie sicher, dass Sie Schreibrechte auf das Verzeichnis der Serienbriefquelle haben.

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