Finanzamtkonformität
Das EWU Fahrtenbuch mit Änderungsverfolgung.
Nutzt ein Arbeitnehmer den betrieblichen PKW auch fürprivate Zwecke, ist der Wert der Privatnutzung als Sachbezug dem einkommensteuerpflichtigen Arbeitsentgeld des Arbeitnehmers zuzurechnen. Zur Wertermittlung kann entweder die sogenannte 1%-Regelung herangezogen werden oder dieauf die Privatnutzung entfallenen Kosten werden korrekt ermittelt, wozu die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs erforderlich ist.
Nach einem rechtskräftigen Urteil des Finanzgerichts Baden-Würtemberg vom 27.02.2002 (2K 235/00 – EFG 2002, 667) wird ein elektronisches Fahrtenbuch nur anerkannt, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder aber dokumentiert werden.
Gemäß dem Finanzgericht Düsseldorf entsprechen dabei die Aufzeichnungen der Fahrten in einer Kalkulationssoftware (z.B. Excel) nicht den Anforderungen an ein Fahrtenbuch, da die Aufzeichnungen dort jederzeit geändert werden können, ohne dass die Änderungen nachvollziehbar wären (FG Düsseldorf, Urteil vom 21.09.2004, 9 K 1073/04 H/L, vgl. hierzu auch BMF, Schreiben vom 28.05.1996, IV B 6 – S 2334 -173/96, BStBI 1996 S.654
Das EWU Fahrtenbuch besitzt eine derartige Änderungsverfolgung. Dadurch können keine Fahrten gelöscht werden. Sie werden als storniert gekennzeichnet. Die Fahrten sollten zweckmässigerweise zeitnah (innerhalb von 7-10Tagen nach derFahr) erfasst werden.
Weitere Beispiele zur Rechtslage
Wer seine betrieblichen Fahrten nicht explizit durch Führen eines Fahrtenbuchs nachweist, dem wird automatisch ein Eigenverbrauch (privater Nutzungsanteil) des Kfz in Höhe von 1% des Listenpreises (sog. „1%-Regelung“) unterstellt. Wer hier auf die zugegebenerweise etwas „lästige“ Fahrtenbuch-Führung verzichtet, „verschenkt“ mitunter abzugsfähige Betriebsausgaben in nicht unerheblicher Höhe.
Dass das Schicksal in diesem Zusammenhang noch aus einer ganz anderen Ecke zuschlagen kann, zeigt ein Beschluss des BFH vom 14.5.1999 (VI B 258/98 NV). Ein GmbH-Geschäftsführer versuchte vergeblich, gegen die Feststellung der Finanzverwaltung vorzugehen, die dem Betriebsvermögen der GmbH zugehörigen Fahrzeuge seien auch privat genutzt worden. Mithin sei der private Nutzungsanteil auch nach der 1%-Methode zu versteuern. Bei den beiden im Betriebsvermögen gehaltenen Fahrzeugen handelte es sich um einen Mercedes 190 E und einen Audi 80 Avant S 2. „Unser“ GmbH-Geschaeftsführer trug vor, diese ausschliesslich betrieblich genutzt zu haben. Für sämtliche private Fahrten habe er seinen privaten VW Golf verwendet – zumal die beiden Betriebsfahrzeuge betriebsbedingt mit Werkzeug beladen und verschmutzt wären. Nach Auffassung des Finanzgerichtes der ersten Instanz sind die Betriebs-Fahrzeuge, der Mercedes und der Audi, jedoch nach der allgemeinen Lebenserfahrung nach den Regeln des Anscheinbeweises zumindest für Fahrten zu weit entfernten Zielen genutzt worden. Der Einspruch des GmbH-Geschäftsführers scheiterte sowohl in erster Instanz als auch in der Berufungsinstanz vor dem BFH – und zwar deshalb, weil er seine Argumentation nicht anhand eines betrieblichen Fahrtenbuchs nachweisen konnte.